Case
Controladoria do zero em um full service de atuação nacional
Sessenta advogados em cinco cidades, prazos em agendas pessoais e um software jurídico usado como arquivo.
Resultados
Resultados
- Todosos prazos sob controle central, com antecipação mínima de três dias, medidos pela rotina de dupla conferência
- 90%de redução nos riscos operacionais e nas notificações por perda de prazo, medidos no registro de ocorrências
- 11 horaspor semana liberadas por advogado para atividade técnica e estratégia, medidas na comparação de agenda antes e depois
Impacto para os sócios
O que mudou na decisão.
O escritório deixou de descobrir prazo perdido pela notificação do cliente. O sócio administrador passou a receber, toda segunda-feira, o relatório da controladoria com prazos da semana, ocorrências e cadastros pendentes, e a conversa de renovação com o maior cliente corporativo foi feita com o histórico de zero perdas em dez meses na mão.
A história
Do problema ao que foi feito.
Identificação anonimizada: tipo de organização, setor e porte, nunca o nome.
- 01ContextoEscritório full service com sede em Porto Alegre e filiais em São Paulo, Brasília, Curitiba e Florianópolis. Sessenta advogados, 9 mil processos ativos, atuação em contencioso, consultivo e regulatório para empresas de médio e grande porte. Contrato de 12 meses.
- 02DesafioDesorganização na gestão de prazos, documentos e processos. Cada filial controlava prazo de um jeito, e o software jurídico, pago para 60 usuários, era alimentado por 14.
- 03Diagnóstico1.Em seis meses, 23 ocorrências de prazo (perdas e cumprimentos na última hora) sem nenhum registro central. Foram reconstruídas a partir de e-mails, e três tinham gerado notificação formal do cliente. 2.Uma amostra de 300 processos no sistema mostrou 41% com cadastro incompleto (sem valor da causa, sem responsável ou sem fase). O relatório enviado ao cliente era montado em planilha paralela por uma secretária. 3.Nenhum fluxo escrito. Publicação chegava ao advogado por três caminhos diferentes (sistema, e-mail do fornecedor e grupo de mensagens), e ninguém respondia pela conferência.
- 04AbordagemCriação da área de controladoria jurídica do zero, com escopo, líder e equipe; manual de fluxos e procedimentos; rotina de prazos com dupla conferência; parametrização do software como fonte única e integração com o calendário de prazos; saneamento de cadastros; relatório gerencial semanal.
Entregas
O que foi estruturado. Do diagnóstico à rotina.
- 1.Controladoria jurídica estruturada: escopo escrito, organograma, líder e cinco analistas, com atribuições por filial
- 2.Manual de fluxos e procedimentos, com dono e controle de versão: publicações, prazos, cadastro, documentos e relatórios
- 3.Rotina de prazos com captura única, dupla conferência, antecipação mínima de três dias e registro de ocorrências
- 4.Software jurídico parametrizado como fonte única, integrado ao calendário de prazos, com campos obrigatórios e permissões; 9 mil processos saneados
- 5.Relatório gerencial semanal ao sócio administrador e relatório mensal por cliente gerado do sistema, sem planilha paralela
Antes e depois
O que mudou na operação. Lado a lado.
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Antes1.Prazos em agendas pessoais e grupos de mensagens
DepoisPassaram a ter captura única, dupla conferência e registro de cada ocorrência.
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Antes2.O sistema alimentado por 14 pessoas
DepoisPassou a ser a fonte única para 60, com cadastro auditado por amostra todo mês.
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Antes3.O relatório ao cliente, antes montado em planilha por uma pessoa,
DepoisPassou a sair do sistema em um clique.
Aprendizado
O advogado não deveria ser o último controle de prazo do escritório.
Enquanto cada um cuidava do seu prazo, a perda era questão de tempo. A controladoria tirou do advogado tudo que não é atividade técnica e colocou a conferência em quem tem isso como função. O manual e a auditoria mensal são o que impede a filial de voltar à agenda pessoal.
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