Case
Gestão de conhecimento e segurança de prazos no jurídico de uma empresa de energia
Um prazo regulatório perdido tratado como relato individual, dois sêniores saindo com o histórico na cabeça e pareceres refeitos do zero toda semana.
Resultados
Resultados
- 0prazos perdidos em doze meses, em 1.400 obrigações regulatórias e processuais controladas
- 320pareceres, minutas e precedentes catalogados e reaproveitáveis, com dono e data de revisão
- 5 dias para 1de tempo médio de resposta a consultas recorrentes das áreas
Impacto para o negócio
O que mudou na decisão.
Para uma geradora, prazo regulatório perdido é multa, e pode ser suspensão de outorga: risco de continuidade, antes de ser risco de custo. O inventário de 1.400 obrigações com titular e backup, e a base de conhecimento que sobrevive à saída de um sênior, transformaram um risco que dependia de memória individual em um controle que a diretoria consegue auditar.
A história
Do problema ao que foi feito.
Identificação anonimizada: tipo de organização, setor e porte, nunca o nome.
- 01ContextoGeradora e distribuidora de energia, com obrigações regulatórias de alto impacto (agência reguladora, ambiental, fundiário), jurídico de 22 pessoas e carteira de contratos de longo prazo. Dois advogados sêniores pediram desligamento no mesmo semestre. Contrato de 10 meses.
- 02DesafioConhecimento disperso, incidente de prazo tratado como relato, cobertura de especialidades dependente de pessoas, e resultado de cada caso que não voltava para a equipe.
- 03DiagnósticoUm prazo regulatório foi perdido e gerou multa. A tratativa foi uma conversa com o advogado responsável. Ninguém mapeou a causa, e o mesmo tipo de falha se repetiu quatro meses depois. Os pareceres ficavam na caixa de e-mail de quem os escreveu. A mesma consulta sobre servidão de passagem foi respondida do zero cinco vezes em um ano, por quatro advogados diferentes. Com a saída dos dois sêniores, 40% da carteira regulatória ficou sem ninguém que conhecesse o histórico.
- 04AbordagemDiagnóstico, análise de incidentes, controle de obrigações com dupla checagem, base de conhecimento, playbooks por tema, matriz de cobertura, rito de lições aprendidas.
Entregas
O que foi estruturado. Do diagnóstico à rotina.
- Inventário de 1.400 obrigações regulatórias e processuais, com dono, backup e dupla checagem nos prazos críticos
- Rito de análise de incidente: todo prazo perdido ou quase perdido gera registro, causa e ação, sem culpado
- Base de conhecimento com 320 pareceres, minutas e precedentes, taxonomia por tema e data de revisão
- Playbooks dos oito temas recorrentes (servidão, conexão, compensação ambiental, entre outros), para resposta em um dia
- Matriz de cobertura de especialidades: para cada tema crítico, titular, backup e plano de sucessão
Antes e depois
O que mudou na operação. Lado a lado.
-
AntesO prazo perdido que virava conversa
DepoisPassou a virar registro com causa e ação, revisado no comitê mensal.
-
AntesO parecer na caixa de e-mail
DepoisPassou a ficar na base, com dono, tema e data de revisão.
-
AntesO tema que dependia de um sênior
DepoisPassou a ter titular, backup e playbook escrito.
Aprendizado
Prazo perdido sem análise de causa é prazo que vai ser perdido de novo.
O jurídico tratava o erro como falha de pessoa, e a pessoa como solução: o sênior que sabia tudo. Quando os dois saíram, o conhecimento foi junto. A base e os playbooks vieram depois do rito de incidentes; sem o rito, a base seria só mais uma pasta que ninguém abre.
Quer discutir um desafio parecido?
Diagnóstico antes de proposta. A conversa inicial não tem custo.