Case
Produção sem retrabalho em um contencioso cível de volume em São Paulo
Milhares de peças por mês, cada advogado produzindo do seu jeito, e o sócio revisando tudo na véspera do prazo.
Resultados
Resultados
- 65%de redução no tempo médio de produção de peças, medido do recebimento da demanda ao protocolo
- 80%menos erros e retrabalho, medidos por devoluções na revisão e por correções após o protocolo
- 30%de aumento na capacidade produtiva com a mesma equipe, medido em peças por advogado por mês
Impacto para os sócios
O que mudou na decisão.
O escritório parou de contratar para compensar retrabalho. Com a mesma folha, a produção absorveu um cliente novo de 4 mil processos sem hora extra, e o sócio que revisava toda peça passou a revisar por amostra. A conversa com os dois maiores clientes mudou de pedido de desculpa por erro para proposta de novo volume.
A história
Do problema ao que foi feito.
Identificação anonimizada: tipo de organização, setor e porte, nunca o nome.
- 01ContextoEscritório de contencioso cível de massa, 32 advogados, 21 mil processos ativos para três clientes corporativos (banco, varejo, telecom). Produção de cerca de 3.800 peças por mês, entre contestações, recursos e manifestações. Contrato de 8 meses.
- 02DesafioPrazos apertados, petições com erros e sobrecarga dos advogados. O cliente bancário tinha aplicado duas glosas por erro em peça no último semestre.
- 03Diagnóstico1.Em uma amostra de 240 peças de um mês, 37% voltaram da revisão ao menos uma vez e 11% voltaram duas ou mais. O motivo mais comum era dado cadastral errado, e não tese. 2.Existiam 19 modelos de contestação para a mesma tese bancária, em pastas pessoais, com cláusulas de três versões diferentes do contrato do cliente. 3.A distribuição de demandas era por ordem de chegada: o advogado sênior fazia manifestação simples e o estagiário recebia recurso. O sócio revisava 100% das peças e era o gargalo em todo fim de prazo.
- 04AbordagemMapeamento do fluxo de produção, reorganização da divisão de tarefas por tipo de demanda e senioridade, repositório único de modelos padronizados, checklists de revisão por tipo de peça, revisão por amostra e indicadores de produção em rotina semanal.
Entregas
O que foi estruturado. Do diagnóstico à rotina.
- 1.Fluxo de produção mapeado e documentado, do recebimento da demanda ao protocolo, com etapas, responsáveis e prazos internos
- 2.Organograma funcional da produção (líder, revisor, advogado, estagiário) e regra de alocação por tipo de demanda e complexidade
- 3.Repositório oficial de modelos, com 19 modelos reduzidos a 6, controle de versão e dono por tese
- 4.Checklists de revisão por tipo de peça, obrigatórios antes do envio ao revisor
- 5.Painel semanal de produção: tempo médio, devoluções, peças por advogado e fila por prazo
Antes e depois
O que mudou na operação. Lado a lado.
-
Antes1.Dezenove modelos em pastas pessoais
DepoisViraram seis modelos oficiais, com versão e dono.
-
Antes2.O sócio que revisava toda peça
DepoisPassou a revisar por amostra, com os líderes de célula respondendo pela qualidade.
-
Antes3.A fila que estourava no fim do prazo
DepoisPassou a ser vista na segunda-feira, com a capacidade da semana planejada.
Aprendizado
Retrabalho tem endereço, e quase nunca é a tese.
A amostra mostrou que o erro nascia do cadastro e do modelo errado, antes de qualquer argumento jurídico. Padronizar o modelo e o checklist resolveu mais que treinar advogado. O painel semanal é o que impede os 19 modelos de voltarem.
Pilares do Método 360® acionados
Quer discutir um desafio parecido?
Diagnóstico antes de proposta. A conversa inicial não tem custo.