Case
Recuperação de um sistema jurídico subutilizado em uma indústria eletroeletrônica
Dezoito meses depois da implantação, 40% da carteira fora do sistema, planilha paralela como controle-mestre e relatório em que ninguém confiava.
Resultados
Resultados
- 100%da carteira dentro do sistema, com cadastro conferido campo a campo
- 0planilhas paralelas: o relatório mensal sai do sistema, no primeiro dia útil
- 14campos obrigatórios, com dono e regra de preenchimento, no lugar de 61 campos livres
Impacto para o negócio
O que mudou na decisão.
A diretoria estava prestes a trocar de sistema. O diagnóstico mostrou que o problema estava no modelo operacional e na governança dos dados, e que o segundo sistema falharia pelo mesmo motivo. A decisão evitada custava uma nova licença e mais dezoito meses; a decisão tomada entregou, com a mesma ferramenta, um relatório em que a gerência confia.
A história
Do problema ao que foi feito.
Identificação anonimizada: tipo de organização, setor e porte, nunca o nome.
- 01ContextoIndústria de componentes e equipamentos eletroeletrônicos, 3 plantas, jurídico de 7 pessoas, contencioso trabalhista, tributário e regulatório, carteira de 900 processos. O sistema jurídico tinha sido contratado havia dezoito meses, com implantação feita pelo fornecedor em seis semanas. Contrato de 8 meses.
- 02DesafioAutomação sobre processo instável: o sistema foi implantado sobre um fluxo que não existia. Virou repositório; o controle de verdade continuou na planilha.
- 03DiagnósticoDos 900 processos, 360 nunca tinham sido cadastrados no sistema. Estavam na planilha de quem cuidava deles. O sistema tinha 61 campos de cadastro, nenhum obrigatório. O mesmo processo aparecia com três grafias de parte e dois tipos de ação. O relatório gerado pelo sistema divergia da planilha em 20% dos valores. A gerência escolhia a planilha, porque era a que ela entendia.
- 04AbordagemDiagnóstico, redesenho do fluxo antes de qualquer parametrização, dicionário de dados, saneamento e migração, reparametrização, treinamento, governança de dados.
Entregas
O que foi estruturado. Do diagnóstico à rotina.
- Fluxo de trabalho desenhado (entrada, cadastro, acompanhamento, encerramento), com responsável por etapa
- Dicionário de dados: 14 campos obrigatórios, listas fechadas, regra de preenchimento e dono por campo
- Saneamento e migração dos 360 processos da planilha, com conferência por amostra
- Reparametrização do sistema: campos, listas, alertas e relatórios, conforme o fluxo desenhado
- Rito de qualidade do dado: auditoria mensal por amostra e correção na origem, com indicador de erro por pessoa
Antes e depois
O que mudou na operação. Lado a lado.
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AntesA planilha que era o controle-mestre foi descontinuada; o sistema
DepoisPassou a ser a única fonte, com dono por campo.
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AntesSessenta e um campos livres
DepoisViraram catorze obrigatórios, com lista fechada onde cabia lista.
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AntesO relatório que divergia 20%
DepoisPassou a sair do sistema e a ser auditado por amostra todo mês.
Aprendizado
Automatizar processo instável só produz erro mais rápido.
O sistema não falhou; foi implantado sobre um fluxo que não existia. Oito meses depois, a ferramenta era a mesma. O que mudou foi o fluxo embaixo dela e o rito que mantém o cadastro limpo.
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Diagnóstico antes de proposta. A conversa inicial não tem custo.