Case
Reestruturação do fluxo de contratos em uma empresa de tecnologia
Contratos tramitando por e-mail, pedidos chegando incompletos e o comercial apontando o jurídico como o gargalo da venda.
Resultados
Resultados
- 21 para 7 diasde ciclo médio do contrato, da solicitação à assinatura
- 68%dos contratos fechados dentro do playbook, sem passar por advogado
- 1repositório único de contratos ativos, com alerta de vencimento e reajuste
Impacto para o negócio
O que mudou na decisão.
A venda que esperava 21 dias pelo contrato passou a fechar em uma semana. Com 800 clientes e crescimento de 40% ao ano, isso é receita reconhecida duas semanas antes, contrato a contrato. Os reajustes esquecidos em 30% da carteira viraram receita recorrente recuperada. E o jurídico deixou de ser o argumento do comercial para explicar meta perdida.
A história
Do problema ao que foi feito.
Identificação anonimizada: tipo de organização, setor e porte, nunca o nome.
- 01ContextoEmpresa de software B2B com 800 clientes ativos e crescimento de 40% ao ano. Jurídico de 4 advogados atendendo comercial, produto e compras. Cada vendedor negociava cláusula por conta própria e mandava o resultado para o jurídico “só dar uma olhada”. Contrato de 6 meses.
- 02DesafioO ciclo bate e volta: solicitações sem informação mínima, versões perdidas no e-mail, nenhuma visibilidade de vencimento e um conflito permanente entre comercial e jurídico sobre quem atrasava a venda.
- 03DiagnósticoDos 60 pedidos de contrato que entravam por mês, 43 voltavam ao solicitante por falta de informação básica: CNPJ, valor, prazo ou escopo. Um mesmo contrato tinha, em média, cinco versões espalhadas em três caixas de e-mail. Ninguém sabia qual era a final. Dos contratos ativos, 30% já tinham passado a data de reajuste sem reajuste. A empresa deixava receita na mesa sem saber.
- 04AbordagemDiagnóstico, catálogo de serviços, formulário de entrada, playbook de cláusulas, matriz de alçadas, CLM.
Entregas
O que foi estruturado. Do diagnóstico à rotina.
- Catálogo de serviços do jurídico, com a informação mínima obrigatória por tipo de pedido
- Playbook de contratos: cláusulas padrão, posições de recuo e o que o comercial pode conceder sem o jurídico
- Matriz de alçadas: quem aprova desvio de cláusula, por valor e por tipo de risco
- Implantação de CLM com fluxo de aprovação, versão única e assinatura eletrônica
- Repositório de contratos ativos com alerta de vencimento, reajuste e renovação automática
Antes e depois
O que mudou na operação. Lado a lado.
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AntesO pedido que chegava por e-mail, sem CNPJ nem valor,
DepoisPassou a entrar por formulário que não aceita envio incompleto.
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AntesO advogado que revisava toda minuta
DepoisPassou a revisar só os desvios do playbook, com alçada definida.
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AntesO reajuste que ninguém via
DepoisPassou a disparar alerta 60 dias antes, para o comercial e para o financeiro.
Aprendizado
O gargalo estava na entrada. O jurídico era só o lugar onde ele aparecia.
Enquanto o comercial mandava o pedido pela metade, o jurídico pagava a conta do retrabalho e levava a culpa pelo atraso. O formulário de entrada e o playbook resolveram mais que o sistema; o CLM só automatizou um fluxo que já tinha sido corrigido.
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